Управляющая компания, в распоряжении которой оказалось более 100 000 м2 многоквартирных домов, использует Битрикс24. Он применяется в том числе и для постановки задач и контроля их выполнения. Но на селекторном совещании обращаться к Битриксу неудобно: коробочное решение установлено только в офисе компании, его нет ни в удаленных ЖЭКах, ни у подрядчиков, которые всегда участвуют на таких мероприятиях. Кроме того, в Битрикс24 непросто выделять важные задачи, выстраивать иерархию связанных подзадач.

Чтобы совещания и планерки проходили быстро и плодотворно, компания решила использовать ПО, которое есть на каждом компьютере – старый добрый Excel. В нем можно раскрасить ячейки и цветовая идентификация задач будет помогать расставлять приоритеты. В файле XLS поле задач-ячеек имеет дополнительное измерение в виде комментариев для расширения описания задачи.

Мы «научили» Битрикс производить экспорт/импорт задач и шаблонов задач (повторяющихся операций, которые на момент создания в Битриксе24 еще не привязаны к конкретной дате). И не просто переделали ПО, а выполнили все доработки так, чтобы при обновлениях системы ее функциональность сохранилась.

После доработки Битрикс24 подготовка к совещаниям происходит так: секретарь выгружает все текущие задачи и шаблоны задач из Битрикс24 в формат Excel и отправляет всем участникам. А после совещания собирает индивидуальные планы каждого подразделения или подрядчика, и импортирует их в Битрикс для получения сводного плана работ. Автоматизация не полная, но достаточная!